Documentos

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Qué debes saber

• La pestaña Documentos es donde usted crea una estructura de carpetas para almacenar sus documentos en SmartUse.
• Los planos  y documentos PDF son los tipos de documentos que se pueden cargar en SmartUse.
• Los planos también se pueden cargar desde STACK y desde Autodesk Vault.

Vea a continuación las instrucciones para:

Descripción General de los Documentos

Carpetas

• Crear una Carpeta
• Cambiar el Nombre de una Carpeta
• Permisos en Carpetas
• Cortar y Pegar una Carpeta
• Eliminar una Carpeta 

Subir un Documento

• Archivos de computadora
• STACK
• Autodesk Vault
• Historial de Subidas
• Administrar Conjuntos de Versiones

Filtrar o Buscar Documentos

Descargar el PDF de un Documento

Renombrar un Documento

Eliminar un Documento

Descripción General de los Documentos

Carpetas

Crear una carpeta

1. Seleccionar documentos (Documents).
2. Haga clic en Crear una carpeta (Create a folder).
3. Introduzca un nombre de carpeta .
   CONSEJO

   Puede agregar permisos a la carpeta haciendo clic en  Asignar permisos de usuario .
4. Haga clic en CREAR CARPETA (CREATE FOLDER).
5. La nueva carpeta se agregará a la Lista de documentos.

Renombrar un Documento

1. Haga clic en los tres puntos junto a la carpeta cuyo nombre desea cambiar.
2. Seleccione Cambiar nombre (Rename).
3. Editar el nombre.
4. Clic en Guardar (Save).

Permisos en Carpetas

1. Haga clic en los tres puntos junto a la carpeta a la que desea agregar permisos o en el ícono del candado en la parte superior de la ventana.
2. Seleccionar Permisos (Permissions).
3. Anule la selección de los usuarios a quienes no desea dar permiso para acceder a la carpeta.
4. Clic en Guardar (Save).

Cortar y Pegar una Carpeta

1. Haga clic en los tres puntos junto a la carpeta que desea cortar y pegar.
2. Seleccione Cortar (Cut).
3. Navegue hasta la ubicación donde desea pegar la carpeta y haga clic en los tres puntos.
4. Seleccione Pegar (Paste) .
   SUGERENCIA:
   Si no lo quieres en una carpeta, haz clic derecho en Pegar (Paste).
5. La carpeta se moverá a la nueva ubicación.

Eliminar una Carpeta

1. Haga clic en los tres puntos junto a la carpeta que desea eliminar.
2. Seleccione Eliminar (Delete) .
3. Marque la casilla para confirmar que comprende que la carpeta se eliminará con todos los archivos, marcas y fotos asociados.
4. Haga clic en SÍ (YES).
5. La carpeta ya no estará en la Lista de documentos.

Subir un Documento

Archivos de Computadora

Puede cargar tanto dibujos (planos) como documentos. Solo se acepta el formato PDF.

1. Desde el menú de navegación del lado izquierdo, seleccione Documentos (Documents).
2. Navegue hasta donde desea cargar el(los) archivo(s).
3. Haga clic en Cargar (Upload).
4. Seleccione una de las siguientes opciones:
   • Dibujos (Drawings): Dibujos de planos CAD guardados en formato PDF o PDF escaneados. Los dibujos estarán accesibles en el sitio con funciones de zoom, búsqueda y marcado. También podrá crear problemas en los dibujos asignados a usuarios específicos para resolverlos de manera rápida y eficaz.
   • Documentos (Documents): Documentos como documentos de Word guardados en formato PDF. Organice y guarde sus documentos como especificaciones, presentaciones, contratos de construcción, SOW, listas de cantidades, etc.
5. En la pestaña ARCHIVOS DE COMPUTADORA (COMPUTER FILES), arrastre y suelte el archivo o haga clic en el botón EXAMINAR COMPUTADORA (BROWSE YOUR COMPUTER) para navegar hasta el archivo. Puede cargar solo un archivo o varios archivos a la vez. Un paquete o carpeta PDF se extraerá en varias hojas.
6. Puede dejar Detectar nombre de dibujo (Detect drawing name) o marcar Usar nombre del archivo (Use file name).
7. Haga clic en Siguiente (NEXT).
8. Introduzca un nombre para el conjunto de versiones.
9. Seleccione la fecha y hora de emisión.
10. Haga clic en SIGUIENTE (NEXT). Si desea cargar el documento más tarde, haga clic en FINALIZAR MÁS TARDE (FINISH LATER). El archivo que envíe a FINALIZAR MÁS TARDE (FINISH LATER) se puede encontrar en el historial de carga.
11. Ingrese el NOMBRE (NAME) y el TÍTULO (TITLE) o haga clic en la MINIATURA (THUMBNAIL) para ver el dibujo y extraer la información.
12. Si abre la MINIATURA (THUMBNAIL), ubique el NOMBRE (NAME) del dibujo y arrastre y suelte la herramienta de extracción de NOMBRE.
13. Estire el cuadro para que quede el nombre completo. Haga lo mismo con el TÍTULO (TITLE). También puede extraer el número de Revisión si no es la versión inicial.
14. Haga clic en REVISAR EXTRACCIÓN (REVIEW EXTRACTION).
15. Si la información extraída es correcta haga clic en APLICAR (APPLY).
16. Si es necesario, adjunte cualquier ETIQUETA (TAGS) relevante a su archivo.
17. Haga clic en Siguiente (NEXT).
18. Seleccione a qué colegas o categoría de colegas desea notificar acerca del documento. También puede introducir notas en la sección NOTAS OPCIONALES (OPTIONAL NOTES).
19. Haga clic en PUBLICAR (PUBLISH).
20. Mientras se cargan los archivos en la carpeta, se mostrará un icono de reloj en el icono del tipo de archivo. Una vez que se hayan cargado por completo, el icono desaparecerá.

STACK

Si tiene una suscripción con preconstrucción de STACK, puede cargar planos (no documentos) directamente desde STACK. Puede cargar hasta 300 planos a la vez, pero una vez cargados, no se sincronizarán con STACK en el futuro. Si se editan planos en STACK, será necesario volver a cargarlos en SmartUse para capturar los cambios.

En STACK, agregue notas, leyendas u otra información porque una vez cargada en SmartUse, esta información se aplanará y no podrá editarla. 

Solo los siguientes roles de usuario de SmartUse pueden cargar planos a STACK en SmartUse:

• Dueño (Owner)
• Administrador (Administrator)
• Colaborador avanzado +Documentos (Power Collaborator +Documents)

Usar STACK para las medidas y la estimación, y luego importar los planos para los proyectos que se han ganado ahorra tiempo y ayuda con la administracion del presupuesto porque su equipo de campo no tendrá que perder tiempo midiendo los mismos planos nuevamente y usted ya tendrá su lista de materiales y cantidades que ha presupuestado para los proyectos. 

1. Desde el menú de navegación del lado izquierdo, seleccione Documentos (Documents) .
2. Navegue hasta donde desea cargar el(los) archivo(s).
3. Haga clic en Cargar (Upload) .
4. Seleccione Dibujos (Drawings) o Documentos (Documents).
5. En la pestaña STACK, seleccione el proyecto desde el cual desea importar los planos.
6. Navegue hasta donde se encuentran los planes y marque la casilla para seleccionarlos.
7. Haga clic en Siguiente (NEXT).
8. Una vez cargado el documento, haga clic en SIGUIENTE (NEXT).
9. Haga clic en MINIATURA (THUMBNAIL) si necesita extraer el nombre y el título y luego haga clic en SIGUIENTE (NEXT).
10. Seleccione a qué colegas o categoría de colegas desea notificar acerca del documento. También puede introducir notas en la sección NOTAS OPCIONALES (OPTIONAL NOTES).
11. Haga clic en PUBLICAR (PUBLISH).
12. Mientras se cargan los archivos en la carpeta, se mostrará un icono de reloj en el icono del tipo de archivo. Una vez que se hayan cargado por completo, el icono desaparecerá.

Transferir dibujos desde la pestaña Descripción general en STACK

1. Inicie sesión en STACK.
2. Abra el proyecto que desea cargar en SmartUse.
3. Haga clic en la casilla de verificación en la esquina superior izquierda de cada hoja de plan que desee transferir.
4. Haga clic en Imprimir selección (Print Selected) en la parte inferior de la barra de herramientas a la derecha. Las hojas de plano seleccionadas aparecerán en la ventana de vista previa en el orden en que se seleccionaron.
5. Haga clic en el icono de descarga (Download) en la esquina superior derecha para descargar las páginas en formato PDF. El PDF se guardará en su carpeta de Descargas (Download).
6. Inicie sesión en SmartUse y configure su proyecto y sus carpetas.
7. Vaya a Cargar (Upload).
8. Seleccionar Dibujos o Documentos.
   • Dibujos: Los planos se convertirán en revisiones de mayor resolución organizadas con los conjuntos de registros oficiales. Los documentos de varias páginas se dividirán automáticamente en páginas individuales.
   • Documentos: Los archivos se cargarán con la resolución existente como un conjunto de referencia PDF de varias páginas.
9. Haga clic en el botón ARCHIVOS DE COMPUTADORA (COMPUTER FILES) a la izquierda.
10. Vaya a su carpeta de Descargas (Downloads) y seleccione el PDF que se descargó de STACK.
11. Edite la información según sea necesario en Revisar (Review).
12. Seleccione los usuarios que desea notificar (Notify) y complete la carga.

Transferir dibujos desde la vista de hoja de plano en STACK

1. Inicie sesión en STACK.
2. Cuando tenga abierta una página de plan, haga clic en el ícono Imprimir en la parte inferior de la barra de herramientas derecha.
3. Se abrirá una ventana con 3 opciones de impresión. Seleccione la opción que prefiera:
   • Opción 1: Puede seleccionar hojas individuales para descargar abriendo la carpeta Planos y haciendo clic en el signo + verde junto a la página del plano que desea. Luego, haga clic en el botón +Exportar # Planos Seleccionados (+Export # Selected Plans). (Las hojas del plano seleccionadas aparecerán en la ventana de vista previa en el orden en que se seleccionaron).
   • Opción 2:  Imprimir vista actual (Print Current View) descargará solo la parte del plano que está visible en la pantalla. (Esta es la única forma de exportar la superposición).
   • Opción 3: Exportar # Planos con medidas (Export # Plans with Takeoffs) descargará todas las hojas que contengan medidas. (Las hojas de planos seleccionadas aparecerán en la ventana de vista previa en el orden en que hayan sido seleccionadas).
4. Si eligió la opción 1 o 3 , haga clic en el icono Descargar (Download) en la esquina derecha de la barra de herramientas de la ventana de vista previa. Se guardará un PDF en su carpeta Descargas (Downloads) .
   Si eligió la opción 2 , seleccione Guardar archivo (Save File) y haga clic en OK si se le solicita. Se guardará un PDF en su carpeta Descargas (Downloads).
5. Inicie sesión en SmartUse y configure su proyecto y sus carpetas.
6. Vaya a Cargar (Upload).
7. Seleccionar Dibujos o Documentos .
   • Dibujos: Los planos se convertirán en revisiones de mayor resolución organizadas con los conjuntos de registros oficiales. Los documentos de varias páginas se dividirán automáticamente en páginas individuales.
   • Documentos: Los archivos se cargarán con la resolución existente como un conjunto de referencia PDF de varias páginas.
8. Haga clic en el botón ARCHIVOS DE COMPUTADORA (COMPUTER FILES) a la izquierda.
9. Vaya a su carpeta de Descargas (Downloads) y seleccione el PDF que se descargó de STACK.
10. Edite la información según sea necesario en Revisar (Review).
11. Seleccione los usuarios que desea notificar (Notify) y complete la carga.

Autodesk Vault

Cargar dibujos desde Autodesk Vault

1. Inicie sesión en SmartUse y abra la carpeta donde desea cargar los archivos. Debe configurar el proyecto y las carpetas de proyectos antes de cargar los archivos.
2. Haga clic en Cargar (Upload) en la parte superior derecha de la pantalla.
3. Seleccionar dibujos.
4. Haga clic en la pestaña AUTODESK VAULT .
5. Inicie sesión en Autodesk Vault cuando se le solicite.
   • Introduzca el NOMBRE DE USUARIO (USERNAME) y  la CONTRASEÑA (PASSWORD)
   • Seleccione su SERVIDOR (SERVER) y VAULT de los menús desplegables.
   • Haga clic en el botón Iniciar sesión (Login) .
6. Seleccione las carpetas o archivos (DWG o PDF) que desea cargar. (Los archivos DWG se convertirán a PDF durante la carga).
7. Haga clic en Siguiente (NEXT).
   NOTA

   El tiempo que tarda en cargarse los archivos varía según la cantidad y el tamaño de los mismos. Es importante no cerrar el navegador durante este tiempo, ya que se detendrán todas las transferencias y deberá reiniciar el proceso de carga desde el principio.
8. Haga clic en SIGUIENTE (NEXT). (La información del conjunto de versiones se completa automáticamente durante la carga).
9. Edite la información según sea necesario en Revisar (Review)  y haga clic en  SIGUIENTE (NEXT).
10. Seleccione la información según sea necesario en la pantalla Notificar a sus colegas (Notify your colleagues) y haga clic en  PUBLICAR (PUBLISH).

Exportar Dibujo desde Autodesk Vault

1. Cree el proyecto y las carpetas que desea utilizar en SmartUse antes de comenzar.
2. Abra la Autodesk Vault Desktop Utility.
3. Seleccione los archivos DWG o PDF que desea enviar a SmartUse. (Los archivos DWG se convertirán a PDF).
4. Haga clic derecho y seleccione Exportar a SmartUse (Export to SmartUse).
5. Inicie sesión en SmartUse cuando se le solicite.
6. Haga clic en Siguiente (NEXT) cuando vea el mensaje de Inicio de sesión exitoso (Successfully Logged in).
7. Seleccione el proyecto SmartUse con el que desea asociar los archivos y haga clic en Siguiente (NEXT).
8. Seleccione la carpeta SmartUse donde desea guardar los archivos y haga clic en Exportar (Export).

Historial de Subidas

Es posible ver el historial de carga de documentos con el ícono Historial, que muestra la cantidad de documentos que se han cargado.

1. Desde el menú de navegación del lado izquierdo, seleccione Documentos (Documents).
2. Haga clic en el icono Historial (History).
3. Si es necesario, aplique un filtro de estado o utilice la barra de búsqueda para encontrar el documento. A medida que escriba, se mostrarán los resultados más relevantes.
4. Se mostrará el historial de carga (Upload History) del documento con la siguiente información:
   • RUTA DE LA CARPETA/FOLDER PATH: Ruta de navegación de donde se encuentra el documento.
   • CARGADO POR/UPLOADED BY :  El nombre del usuario que cargó el documento.
   • VERSIÓN/VERSION : El nombre de la versión del documento.
   • FECHA DE CARGA/UPLOAD DATE : La fecha y hora en que se cargó el documento.
   • ESTADO/STATUS :  El estado del documento.
     • Todos los estados
     • Publicado
     • Inédito
   • ACCIONES/ACTIONS: Acciones que se pueden realizar sobre el documento.
5. Si es necesario, realice cualquiera de las siguientes ACCIONES/ACTIONS:
   • Mostrar usuarios notificados/Show notified users: muestra la lista de usuarios que han sido notificados de una modificación o publicación del documento a través de la ventana Revisar sus hojas de dibujo.
   • Eliminar carga/Delete upload : elimina el documento.
   • Editar carga/Edit upload : te lleva a la ventana Revisar tus hojas de dibujo.
6. También puede hacer clic en un documento para Revisar sus hojas de dibujo/Review your drawing sheets. En esta ventana, aplique los cambios necesarios y realice Más opciones y ACCIONES (More Options ACTIONS) a través del menú de tres puntos:
   • Usar nombre PDF/Use PDF Name:  ingresará el nombre del PDF que se cargó en el campo NOMBRE/NAME.
   • Sufijo de recorte/Trim suffix: recorta el nombre de la revisión para eliminar lo que viene después del punto para que los hipervínculos funcionen correctamente (por ejemplo: A101.01 se recortará a A101)
   • Agregar Descripción/Add Description: Agregará un campo DESCRIPCIÓN/DESCRIPTION donde ingresará una descripción completa del documento.
   • Eliminar/Delete: eliminará el documento.
     O haga clic en SIGUIENTE (NEXT) para notificar a sus colegas (Notify your colleague) y PUBLICAR (PUBLISH) el documento.

Administrar Conjuntos de Versiones

Permite editar y eliminar los conjuntos de versiones que se crearon o utilizaron cuando se cargaron documentos en SmartUse. 

1. Haga clic en el icono Administrar conjunto de versiones (Manage Version Set).
2. Haz clic en el conjunto de versiones que quieras editar para modificar el nombre o eliminar las que no quieras. También puedes marcar la casilla para que no aparezca al aplicar un filtro.
3. Clic en Guardar (SAVE) .
4. Haga clic en la X para cerrar la ventana.
5. Para eliminar un filtro, haga clic en la X en la píldora del filtro.

Publicar un documento

Puedes publicar un documento al cargarlo a través del botón Cargar (Upload). Ver Subir un Documento para más detalles.

Si ya se ha cargado un documento pero aún no se ha publicado, puedes acceder a tu Historial de carga para publicarlo.

1. Haga clic en el icono Historial (History).
2. Encuentra el documento que deseas publicar.
3. Haga clic en el plan o haga clic en los tres puntos y seleccione Editar carga (Edit upload).
4. Complete la información de CREAR NUEVO CONJUNTO DE VERSIONES (CREATE NEW VERSION SET) y FECHA Y HORA DE EMISIÓN (ISSUE DATE AND TIME) o haga clic en SALTAR Y PUBLICAR (SKIP AND PUBLISH) .
   NOTA

   Si usa SALTAR Y PUBLICAR , el nombre PDF del documento se usará como título de la hoja y la versión se llamará Cargada el de manera predeterminada con la fecha y hora de hoy.

Filtrar o Buscar Documentos

1. Utilice los filtros Etiquetas (Tags) y/o Versiones (Versions) para filtrar los documentos, o utilice la barra de búsqueda para encontrar un documento en particular.
2. Los resultados más relevantes se mostrarán en la lista de Documentos (Documents).

Descargar el PDF de un Documento

1. Desde el menú de navegación del lado izquierdo, seleccione Documentos (Documents).
2. Navegue hasta el documento que necesita.
3. Haga clic en los tres puntos en la columna ACCIONES (ACTIONS).
4. Seleccione Descargar PDF (Download PDF) .
5. El archivo se descargará en las descargas de su navegador de Internet.
6. Haga clic para abrirlo y guardarlo en su computadora.

Cambiar el Nombre de un Documento

1. Desde el menú de navegación del lado izquierdo, seleccione Documentos (Documents).
2. Navegue hasta el documento que desea cambiar de nombre.
3. Haga clic en los tres puntos en la columna ACCIONES (ACTIONS).
4. Seleccione Cambiar nombre (Document name).
5. Editar el nombre del documento (Document name).
6. Clic en Guardar (SAVE).

Eliminar un Documento

1. Desde el menú de navegación del lado izquierdo, seleccione Documentos (Documents).
2. Navegue hasta el documento que desea eliminar.
3. Haga clic en los tres puntos en la columna ACCIONES (ACTIONS).
4. Seleccione Eliminar (Delete).
5. Se le solicitará que confirme que desea eliminar permanentemente el documento. Marque la casilla de verificación y haga clic en SÍ (YES).
6. El documento será eliminado de SmartUse.

Próximos Pasos

Ahora que está familiarizado con las funciones de la pestaña Documentos, está listo para explorar Revisiones:

Revisiones

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