Proyectos

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Qué debes saber

• Los proyectos sólo se pueden crear en el Portal Web
• Sólo el propietario o copropietario de una cuenta, asignado por el propietario, puede crear nuevos proyectos en el Portal web.
• Para otros usuarios, cuando se le invita a unirse a SmartUse, después de crear su cuenta, accederá a la página Proyectos en el Portal web y verá solo los proyectos en los que está invitado a colaborar.
• Las funciones disponibles para usted en la pestaña Información de la organización > Proyectos/Organization Info > Projects  dependerán del rol que ocupe en el proyecto. (Consulta el artículo sobre los Roles de SmartUse para más detalles) 
• Se debe configurar la localización para tener datos meteorológicos en los reportes diarios.
• Se deben establecer las fechas de inicio y finalización del proyecto para poder crear reportes diarios.

Vea a continuación las instrucciones para:

Descripción General de Proyectos

Accede a tus proyectos

Crear un Nuevo Proyecto

Consejos sobre cómo Encontrar la Latitud y la Longitud

Exportar la Lista de Proyectos

Menú de Acciones

• Editar un Proyecto
• Administrar Documentos
• Administrar Usuarios
• Administrar Permisos
• Descargar Planos de Obra
• Descargar Documentos Registro
• Descargar Registro de Configuración Actual
• Borrar Caché de Documentos
• Eliminar Proyecto Editar un proyecto

Descripción General de Proyectos

Accede a Tus Proyectos

Cuando inicie sesión en el Portal Web, aparecerán todos los proyectos a los que haya sido invitado, así como el rol que ocupa en cada uno de ellos.

1. Acceda al portal web SmartUse en https://portal.smartuse.com/.
2. Inicie sesión en SmartUse ingresando el correo electrónico que utilizó cuando creó su cuenta y haciendo clic en SIGUIENTE/NEXT. Si es un usuario nuevo, deberá crear su cuenta antes de poder acceder a sus proyectos. (Consulta el artículo sobre Acceder al Portal Web para aprender cómo crear tu cuenta) 
3. Ingrese su contraseña y haga clic en INICIAR SESIÓN/LOGIN.
4. En INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN/ORGANIZATION INFO, seleccione Proyectos/Projects.
5. Los proyectos en los que has sido invitado a colaborar se mostrarán en la lista Proyectos, que muestra la siguiente información:
   • CÓDIGO/CODE: El código dado al proyecto cuando fue creado.
   • NOMBRE/NAME: El nombre que se le dio al proyecto cuando fue creado.
   • CARACTERÍSTICAS/FEATURES:  Habilite las funciones de reportes diarios y Flujos de trabajo.
     NOTA

     La configuración del proyecto CARACTERÍSTICAS/FEATURES solo está disponible con un paquete SmartUse Pro.
   • FLUJOS DE TRABAJO/WORKFLOWS: Permite agregar flujos de trabajo a un proyecto para permitir el seguimiento de la resolución de problemas, procesos y documentos. Solo disponible con el paquete Pro.
   • INTEGRACIONES/INTEGRATIONS: Muestra el nombre de la integración con el logotipo, si lo hay.
   • FECHA DE INICIO/START DATE: La fecha de inicio del proyecto en SmartUse.
   • FECHA DE FINALIZACIÓN/END DATE: La fecha de finalización del proyecto en SmartUse.
   • ACCIONES/ACTIONS: Conduce a una ventana emergente que le permite realizar ciertas acciones en el proyecto.
6. El Proyecto que esté abierto actualmente será el que aparezca en el menú desplegable Proyectos.
7. Alterne de un proyecto a otro seleccionando el que necesita acceder desde el menú desplegable.

Crear un Nuevo Proyecto

1. En INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN/ORGANIZATION INFO, seleccione la pestaña Proyectos/Projects.
2. Haga clic en  + Crear nuevo proyecto/+ Create New Project.
3. Ingrese la información del Nuevo Proyecto/New Project:
   • NOMBRE DEL PROYECTO/PROJECT TEMPLATE:  Ingrese el nombre del proyecto.
   • CÓDIGO/CODE:  En su caso, ingrese el código o número del proyecto que podrá ser utilizado para fines internos o externos.
   • PLANTILLA DE PROYECTO/PROJECT TEMPLATE: Si desea copiar la estructura de carpetas de proyecto de otro proyecto existente, selecciónelo en el menú desplegable.
     
     CONSEJO

     Puede resultar útil crear una plantilla de proyecto que incluya su propia estructura de carpetas y categorías de problemas que luego puedan utilizarse para crear nuevos proyectos.
   • UBICACIÓN DE LOS DATOS/DATA LOCATION:  En el menú desplegable, seleccione dónde se almacenarán los datos del proyecto. Elija el centro de datos más cercano a la ubicación de su proyecto. De manera predeterminada, la ubicación de los datos se establecerá dentro de la configuración de su organización. Una vez que se crea el proyecto, la ubicación de los datos no se puede cambiar.
4. Haga clic en CREAR PROYECTO/CREATE PROJECT.
   
5. Complete la pestaña General/General:
   
   • General:
     • NOMBRE DEL PROYECTO/PROJECT NAME : Ingrese el nombre del proyecto.
     • CÓDIGO/CODE: En su caso, ingrese el código o número del proyecto que podrá ser utilizado para fines internos o externos.
     • FECHA DE INICIO/START DATE: Seleccione la fecha de inicio del proyecto.
     • FECHA DE FINALIZACIÓN/END DATE: Seleccione la fecha de finalización del proyecto.
     • NOMBRE DEL CLIENTE/CLIENT NAME: Ingrese el nombre del cliente.
     • LOGOTIPO/LOGO: Cargue el logotipo del proyecto haciendo clic en Elegir/Choose y luego navegue hasta la imagen que desee. Haga clic en Cargar/Upload para configurarla como logotipo del proyecto. (Se admiten archivos PNG, JPG, SVG y GIF de menos de 1 MB. Sugerimos utilizar un tamaño mínimo de 400 x 400 píxeles para una visualización óptima). 
   • Ubicación/Location:
     • UBICACIÓN DE LOS DATOS/DATA LOCATION: En el menú desplegable, seleccione dónde se almacenarán los datos del proyecto. Elija el centro de datos más cercano a la ubicación de su proyecto. De manera predeterminada, la ubicación de los datos se establecerá dentro de la configuración de su organización. Una vez que se crea el proyecto, la ubicación de los datos no se puede cambiar.
     • ZONA HORARIA/TIME ZONE: Seleccione la zona horaria del proyecto. Esta configuración se utiliza en los problemas. Cuando se crean problemas, se muestran en la zona horaria del proyecto. Lo mismo se aplica al historial de problemas.
     • LATITUD Y LONGITUD/LATITUDE & LONGITUDE: Busque e ingrese las coordenadas de ubicación y cópielas y péguelas en los campos.
       
       IMPORTANTE

       Se deben configurar la latitud y la longitud para tener datos meteorológicos en los reportes diarios.
       Consulta la sección Consejos sobre Cómo Encontrar la Latitud y Longitud para más detalles. 
     • DIRECCIÓN/ADDRESS: Ingrese la dirección donde se encuentra ubicado el proyecto.
     • URL DEL MAPA DE CAMPO/FIELD MAP URL: Utilizando una aplicación de mapas web como Google Maps , ingrese la dirección del proyecto y realice la búsqueda. Copie la dirección URL en el campo URL DEL MAPA DE CAMPO.
     • UNIDADES CLIMÁTICAS/WEATHER UNITS: Seleccione unidades meteorológicas imperiales/Imperial o métricas/Metric, según la ubicación del proyecto y la unidad que se utilice en esa ubicación específica.
6. Complete la pestaña Características/Features (solo disponible con el paquete SmartUse Pro) : active el botón para activar las siguientes funciones del paquete SmartUse Pro:
   • Reportes diarios/Daily Reports
   • Flujos de trabajo/Workflows 
     
7. Complete la pestaña Documentos/Documents:
   • DOCUMENTOS:
     • Los usuarios deben crear una capa para que los marcadores sean públicos: de forma predeterminada, los usuarios pueden crear marcadores públicos sin una capa. Para activar esta opción, es necesario crear marcadores públicos en una nueva capa.
     • PATRÓN DE ORDENAMIENTO (separado por comas):  esta configuración cambia el orden de los documentos del orden numérico/alfabético estándar. Se recomienda esperar antes de agregar un patrón hasta que el proyecto haya determinado que los órdenes de visualización estándar no coinciden con las expectativas. Por ejemplo, si un equipo desea ver las hojas de dibujo enumeradas en orden arquitectónico, estructural, eléctrico y mecánico, se ingresará “A, S, E, M” en este campo.
       
       NOTA

       El campo Patrón de pedido solo es accesible para el propietario de SmartUse.
       
8. Complete la pestaña de Problemas  : 
   • Las fotos y los comentarios son obligatorios para completar los problemas: cuando esta opción está activada, el usuario debe ingresar un comentario y agregar una foto al cerrar un problema. Puede ser útil para quienes solucionan elementos de la lista de tareas pendientes para documentar su trabajo.
   • Campos configurables personalizados:  agregue tres campos configurables personalizados que se completarán al crear un problema. Estos campos se pueden usar para filtrar y administrar problemas según su prioridad.
     • NOMBRE DEL CAMPO DE LISTA 1
     • NOMBRE DEL CAMPO DE LISTA 2
     • NOMBRE DEL CAMPO DE LISTA 3
       
9. Complete la pestaña Flujos de trabajo/Worklfows:
   
   • Alterne los flujos de trabajo existentes o cree flujos de trabajo aquí y aparecerán en el menú de navegación INFORMACIÓN DEL PROYECTO de su equipo.
     • Flujos de trabajo predeterminados:
       • RFI
       • PCO
       • CO
       • Dibujos de tienda
       • Entregas
       • Tareas
     • Flujos de trabajo configurables personalizados
       • Nuevo flujo de trabajo
         • NOMBRE DEL FLUJO DE TRABAJO (SINGULAR): El nombre del flujo de trabajo tal como aparecerá en los correos electrónicos.
         • NOMBRE DEL FLUJO DE TRABAJO (PLURAL): El nombre del flujo de trabajo tal como aparecerá en el menú de navegación del lado izquierdo y en los correos electrónicos.
         • PREFIJO DE FLUJO DE TRABAJO: Prefijo agregado a la numeración automática del flujo de trabajo en SmartUse.
   • Haga clic en la flecha desplegable junto a cada flujo de trabajo para configurar los ajustes de correo electrónico.
     
   • ESTADO/STATUS: Haga clic en la flecha desplegable junto a Flujo de trabajo configurable personalizado/Custom Configurable Workflow y +Agregar estado/+Add status para configurar los estados:
     
     NOTA

     Solo es posible eliminar estados de flujos de trabajo configurables personalizados y no de flujos de trabajo predeterminados. Para eliminar un estado, haga clic en los tres puntos que se encuentran junto al estado.
     • VISTA PREVIA/PREVIEW: Muestra una vista previa de cómo se verá la insignia de estado con el color y el texto configurados.
     • NOMBRE/NAME:  Agrega el nombre del estado (máximo 24 caracteres), si no se usará el valor por defecto.
       • Nuevo estado (predeterminado)
     • TIPO DE ESTADO/STATUS TYPE:  Los tipos de estado se utilizan para categorizar los estados de modo que los elementos puedan actuar de manera intuitiva y correcta en SmartUse.
       • Redactado
       • Abrió
       • Cerrado
       • Anulado
     • COLOR/COLOR:  Haz doble clic para seleccionar un color del menú desplegable. Puedes asignar el significado que quieras a cada color, pero aquí tienes algunas sugerencias:
       • Gris: Borrador
       • Azul (predeterminado): alcance inicial o precio inicial
       • Amarillo: En espera
       • Naranja: Revisión inicial
       • Marrón
       • Púrpura: Documento oficial
       • Rojo: Rechazado, Rechazo inicial, Rechazado y cerrado 
       • Verde azulado
       • Verde: Aprobación inicial, Aprobado
       • Plata: Vacío
         
   • PRIORIDAD/PRIORITY:  Para los flujos de trabajo predeterminados, los niveles de prioridad ya se han establecido y no se pueden cambiar, pero para los flujos de trabajo personalizados, puede establecer sus propios niveles de prioridad agregando niveles de prioridad, ajustando los colores, cambiando el orden de las prioridades y eliminando niveles de prioridad.
     • Flujos de trabajo predeterminados: haga clic en la flecha desplegable para ver los niveles de prioridad.
       
     • Flujos de trabajo configurables personalizados : comience agregando un nuevo flujo de trabajo personalizado y luego podrá realizar cambios en las prioridades.
       
10. Complete la pestaña de Notificaciones/Notifications:
    
    • Problemas/Issues
      • Notificaciones a cesionarios
        • Notificaciones de cambio de estado: seleccione si desea cambiar el estado de las notificaciones a Ninguno/None, Solo prioridad alta/High Priority Only o Todas/All. Esta configuración se utiliza para reducir las notificaciones de elementos no urgentes. Los reportes diarios resumirán todas las notificaciones de problemas abiertos y en curso.
        • Frecuencia de notificaciones de resumen de problemas (abiertos y en progreso): seleccione los días y las horas en que desea que se envíen las notificaciones de resumen de problemas.
      • Notificaciones al propietario
        • Notificaciones de cambio de estado: seleccione si desea cambiar el estado de las notificaciones a Ninguno/None, Solo prioridad alta/High Priority Only o Todas/All. Esta configuración se utiliza para reducir las notificaciones de elementos no urgentes. Los reportes diarios resumirán todas las notificaciones de problemas pendientes de validación.
        • Frecuencia de notificaciones de resumen de problemas (pendiente de validación): seleccione los días y las horas en que desea que se envíen las notificaciones de resumen de problemas.
11. Complete la pestaña Integraciones/Integrations:
    • Conectar: conecta SmartUse con otra aplicación para acceder a documentos y dibujos desde esa aplicación. Haz clic en Conectar/Connect para recuperar el proyecto o los dibujos a los que deseas conectar tu proyecto SmartUse.
      
12. Haga clic en GUARDAR PROYECTO/SAVE PROJECT.
    NOTA

    Una nube con una barra indica que hay cambios sin guardar en el proyecto. Al hacer clic en GUARDAR PROYECTO/SAVE PROJECT se guardarán esos cambios.
    
13. El proyecto recién creado aparecerá en INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN > Proyectos/ORGANIZATION INFO > Projects.
    

Consejos Sobre cómo Encontrar la Latitud y la Longitud

Puede encontrar las coordenadas de ubicación yendo a un buscador de latitud y longitud como LatLong.net e ingresando la dirección del proyecto.

O puede utilizar la URL que pegó anteriormente en el campo URL del mapa de campo y copiar y pegar los datos de coordenadas. 

Por ejemplo, https://www.google.com/maps/place/Rue+Des+Cantons+N,+Saint-Denis-de-Brompton,+QC+J0B+2P0/@ 45.4036604 , -72.0740715 ,17z/data=!3m1!4b1!4m6!3m5!1s0x4cb7cacc97f6ce57:0xc4d149073cb66256!8m2!3d45.4036567!4d-72.0718828!16s%2Fg%2F1tdmdh8h.

En este ejemplo, la latitud es 45.4036604 y la longitud -72.0740715.

Exportar la Lista de Proyectos

1. En INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN/ORGANIZATION INFO, seleccione la pestaña Proyectos/Projects.
2. Haga clic en Exportar/Export.
3. El archivo se descargará en su cuenta de descargas de Internet.
4. Haga clic para abrirlo.
5. Guarde el archivo en su computadora si es necesario.

Menú de Acciones

Editar Proyecto

1. Haga clic en los tres puntos a la derecha del proyecto y seleccione Editar Proyecto/Edit project.
2. Aplique los cambios necesarios en las pestañas General/General, Características/Features, Documentos/Documents, Problemas/Issues, Flujos de trabajo/Workflows, Notificaciones/Notifications o Integraciones/Integrations y haga clic en GUARDAR PROYECTO/SAVE PROJECT.

Administrar Documentos

Puede acceder a la pestaña INFORMACIÓN DEL PROYECTO > Documentos/PROJECT INFO > Documents a través de la columna ACCIONES/ACTIONS de la pestaña INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN > Proyectos/ORGANIZATION INFO > Projects. Documentos Artículo para obtener más detalles sobre cómo administrar sus documentos.

1. Haga clic en los tres puntos a la derecha del proyecto y seleccione Administrar documentos/Manage documents.
2. Esto lo llevará a la pestaña Documentos de INFORMACIÓN DEL PROYECTO/PROJECT INFO Documents, donde podrá administrar los documentos de su proyecto.

Administrar Usuarios

Puede acceder a la pestaña INFORMACIÓN DEL PROYECTO > Usuarios/PROJECT INFO > Users a través de la columna ACCIONES/ACTIONS de la pestaña INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN > Proyectos/ORGANIZATION INFO > Projects. Consulte el Artículo de Usuarios para obtener más detalles sobre cómo administrar sus usuarios.

1. Haga clic en los tres puntos a la derecha del proyecto y seleccione Administrar usuarios/Manage users.
2. Esto lo llevará a la pestaña INFORMACIÓN DEL PROYECTO  > Usuarios/PROJECT INFO > Users, donde podrá administrar los usuarios de su proyecto.

Administrar Permisos

Puede administrar los permisos de los usuarios en un proyecto, limitando quién podrá acceder al proyecto y colaborar en él.

1. Haga clic en los tres puntos a la derecha del proyecto y seleccione Administrar permisos/Manage permissions.
2. Esto lo llevará a la ventana Permisos del proyecto, donde podrá administrar quién puede acceder o no a las carpetas del proyecto.
3. Anule la selección de la función o los usuarios a los que NO desea otorgar acceso a las carpetas del proyecto. Para otorgarles acceso únicamente a las subcarpetas, active el botón Aplicar a las subcarpetas existentes .
4. Clic en Guardar/SAVE.

Descargar Planos de Obra

La opción Descargar planos de obra en el menú ACCIONES/ACTIONS de la pestaña INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN > Proyectos/ORGANIZATION INFO > Projects descarga un archivo zip de los planos de obra y lo envía a su correo electrónico de usuario.

1. Haga clic en los tres puntos a la derecha del proyecto y seleccione Descargar planos constructivos/Download as-builts.
2. Aparecerá una ventana emergente informándole que la descarga se enviará a su correo electrónico.
3. Abra el correo electrónico y haga clic en Descargar archivo/Download File.
4. El archivo se descargará en tu carpeta de descargas de Internet.
5. Haga clic en la descarga para abrirla.
6. Transfiera el archivo a la ubicación deseada en su computadora.

Descargar Documentos Registro

El registro de documentos incluye todas las revisiones de los documentos del proyecto.

1. Haga clic en los tres puntos a la derecha del proyecto y seleccione Descargar registro de documentos/Download documents log.
2. La hoja de cálculo se descargará en sus descargas de Internet.
3. Haga clic en él para abrirlo y guardarlo en su computadora.

Descargar Registro de Configuración Actual

El registro del conjunto actual incluye solo las últimas revisiones de los documentos del proyecto.

1. Haga clic en los tres puntos a la derecha del proyecto y seleccione Descargar registro del conjunto actual/Download current set log.
2. La hoja de cálculo se descargará en sus descargas de Internet.
3. Haga clic en él para abrirlo y guardarlo en su computadora.

Borrar Caché de Documentos

1. Haga clic en los tres puntos a la derecha del proyecto y seleccione Borrar caché de documentos/Clear document cache.
2. Se borrará el caché de su documento.
   CONSEJO

   Le sugerimos que borre la memoria caché de documentos periódicamente para que SmartUse funcione de manera óptima. Mantener documentos innecesarios en la memoria caché puede provocar demoras al usar la aplicación y lentitud al cargar los documentos.

Eliminar Proyecto

1. Haga clic en los tres puntos junto al nombre del proyecto y seleccione Eliminar proyecto/Delete project.
2. Se le pedirá que confirme que realmente desea eliminar el proyecto escribiendo ELIMINAR/DELETE.
   
3. Haga clic en ELIMINAR/DELETE.
   
4. El proyecto ya no aparecerá en la página Proyectos.

Próximos Pasos

Ahora que está familiarizado con los Proyectos de la Organización, está listo para explorar:

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