Flux de Travail dans l'Application SmartUse

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Bon à savoir

• Six des types de flux de travail les plus courants sont déjà intégrés à SmartUse et sont prêts à l’emploi.
• En plus des Flux de Travail par défaut, les utilisateurs peuvent ajouter autant de types de Flux de Travail qu’ils en ont besoin dans les paramètres du projet, dans le portail Web. 
• Dans chaque type, des éléments de Flux de Travail sont créés pour des documents, des processus ou des problèmes spécifiques.
• Une fois qu’un élément est créé dans le portail Web, il est alors accessible dans l’application SmartUse pour en garder une trace.

Voir les instructions ci-dessous:

Accéder aux Flux de Travail

Page de la Liste des Flux de Travail

Créer un Élément de Flux de Travail

Accéder aux Flux de Travail

1. Dans la page Projet, sélectionnez le projet pour lequel vous souhaitez afficher les Flux de Travail.
2. Appuyez sur le menu hamburger en haut à gauche.
3. Sélectionnez l’un des types de Flux de Travail dans le menu de navigation de gauche. Cela vous amènera à l’affichage Liste des Flux de Travail.
4. Dans la vue Liste, appuyez sur l’élément de Flux de Travail souhaité. Cela vous amènera à la vue Élément du Flux de Travail où vous pourrez remplir l’élément et suivre sa progression.

Page de la Liste des Flux de Travail

Les éléments de Flux de Travail apparaissent dans la liste des Flux de Travail après avoir été créés dans un type de Flux de Travail.

Appuyer sur un élément l’ouvrira.

Appuyer sur les trois points sur l’un des éléments permet:

• D'ouvrir l’élément de Flux de Travail
• De partage l’élément de Flux de Travail
• De générer un rapport PDF

Filtres

1. Appuyez sur l’icône Filtres dans le coin supérieur gauche.
2. Sélectionnez l’un des filtres pour définir les filtres.
3. Sélectionnez les filtres souhaités:
   • Type de Statuts:
     • Brouillon
     • Ouvert
     • Fermé
     • Annulé
   • Statuts:
     • Ébauche
     • En Cours
     • En cours de révision
     • Révisewr et re-soumettre
     • En attente
     • Complété
     • Nul
   • Priorité
   • Destinataires
   • Date d'échéance
     • En retard
     • Aujourd’hui
     • Demain
     • 3 prochains jours
     • 7 prochains jours
     • 14 prochains jours
     • 7 derniers jours
     • 14 derniers jours
   • Discipline:
     • Géotechnique
     • Génie civil
     • Paysage
     • Structure
     • Architecture
     • Intérieur
     • Équipement
     • Protection contre l'incendie
     • Plomberie
     • Mécanique
     • Électricité
     • Télécommunications
     • Et toute discipline qui a été ajoutée dans INFO PROJET > Paramètres > Champs de projet du Portail Web.
   • Soulevé par
   • Impact sur les coûts
   • Impact sur l'échéancier
   • Date d’ouverture:
     • Aujourd’hui
     • 7 derniers jours
     • 14 derniers jours
   • Date de fermeture:
     • Aujourd’hui
     • 7 derniers jours
     • 14 derniers jours
4. Appuyez  Précédent.
5. Si vous le souhaitez, sélectionnez une autre catégorie de filtre pour définir d’autres filtres.
6. Appuyez sur Fermer.
7. L’affichage Liste des Flux de Travail sera mis à jour pour refléter les filtres sélectionnés et le nombre de filtres appliqués sera affiché sur l’icône de filtre elle-même.
8. Pour annuler n’importe quel filtre, appuyez sur le X sur la pastille du filtre.

Rechercher

Utilisez la barre de recherche pour rechercher des éléments de Flux de Travail par mots clés. Au fur et à mesure que vous tapez, les résultats de recherche les plus pertinents s’afficheront.

Regroupés par

Utilisez la liste déroulante Grouper par pour regrouper les éléments de la liste des Flux de Travail dans un ordre spécifique.

1. Appuyez sur le menu déroulant Regroupés par.
2. Sélectionnez la façon dont vous souhaitez regrouper les éléments de flux de travail:
   • Type de statut (par défaut)
   • Statut
   • Créée par
3. La Liste se réorganisera automatiquement.
4. Pour supprimer le regroupement, appuyez sur le X dans la pastille Regroupés par.

Générer un Rapport XLS

Permet de générer un rapport XLS qui sera envoyé à votre courriel.

1. Appuyez sur l’icône de téléchargement en haut à droite.
2. Accédez à votre courriel.
3. Cliquez sur le lien vers le rapport pour le télécharger.
4. Accédez à vos téléchargements et ouvrez le fichier.

Créer un élément de flux de travail

Permet de créer un élément de Flux de Travail. Voir la section Créer un Élément de Flux de Travail pour plus de détails.

Créer un Élément de Flux de Travail

Une fois qu’un type de Flux de Travail a été ajouté dans le projet dans le portail Web, le nouveau type de Flux de Travail apparaîtra dans le menu de navigation de gauche. À partir de là, un élément de Flux de Travail peut être créé dans le portail Web ou dans l’Application SmartUse.

1. Appuyez sur le menu hamburger.
2. Sélectionnez le type de Flux de Travail pour lequel vous souhaitez créer un élément de Flux de Travail.
3. Appuyez sur le signe + dans le coin supérieur droit.
4. Cela vous amènera à la fenêtre Élément de flux de travail.
5. Le Flux de Travail aura un statut Ébauche lors de sa création et recevra un numéro automatique avec le préfixe et quatre zéros.
6. Remplissez les sections décrites ci-dessous.

Sections du Flux de Travail

Général

• Titre: Attribuez un titre descriptif à l’élément de Flux de Travail.
• Numéro: Le numéro de Flux de Travail est donné automatiquement et ne peut pas être modifié. Il changera automatiquement lors du passage à un type d’état Ouvert ou Fermé.
• Soulevé par: Nom de l’utilisateur qui a soulevé le processus ou le problème en tant que Flux de Travail. Par défaut, l’utilisateur qui entre l’élément, mais il peut être remplacé par aucun ou par n’importe quel utilisateur sur le projet. Notez que le Visionneur et le Souscripteur peuvent être définis comme la personne soulevée par, bien qu’ils puissent ne pas être en mesure de voir l’élément.
• Date d’échéance: Appuyez sur le calendrier et sélectionnez la date à laquelle le processus ou le problème doit être résolu.
• Numéro de référence: Tout système de numérotation pouvant être requis par votre organisation.
• Responsable(s): Sélectionnez le ou les utilisateurs auxquels affecter le Flux de Travail.
• Statut: Statut actuel de l’élément de Flux de Travail. Notez que, pour remplacer l’élément par un type de statut Ouvert ou Fermé, l’élément doit avoir un Titre.
• Date d'Ouverture: Sélectionnez la date à laquelle l'élément de flux de travail a été ouvert. La date d'ouverture marque la première fois qu'un élément du flux de travail entre dans un statut ouvert et reste fixe malgré tout changement de statut ultérieur. Si un élément est fermé sans jamais avoir été ouvert, la date d'ouverture sera la même que la date de fermeture.
• Date de Fermeture: Sélectionnez la date à laquelle l'élément de flux de travail devrait être résolu. La date de fermeture enregistre la dernière fois qu'un élément du flux de travail est passé au statut fermé. Cette date reste inchangée si l'élément passe d'un statut fermé à un autre. Si l'élément passe d'un statut fermé à un statut ébauche, ouvert ou nul, la date de fermeture est supprimée.

Description

• Description: Entrez une description complète de l’élément de Flux de Travail.
• Plus d’informations: Ajoutez toute information pertinente relative au processus ou au problème soulevé dans le Flux de Travail.
• Résolution: Entrez des détails sur la façon dont le processus ou le problème a été résolu et tout autre détail relatif à la résolution. Ces champs sont flexibles et peuvent être utilisés pour différents contenus, en fonction des différents types de Flux de Travail. Par exemple, pour une demande d'information, la description devrait inclure la question et la résolution devrait inclure la réponse. Dans un exemple de CO, la description peut être utilisée pour l'étendu du travail, plus d’informations peuvent être utilisées pour la tarification et la résolution peut être utilisée à des fins d’approbation.

Commentaires

• Commentaires: Commentaire sur le Flux de Travail. C’est à cet endroit-là qu'une discussion au sujet de l'élément peut avoir lieu.

1. Pour ajouter un nouveau commentaire sur le Flux de Travail lui-même, entrez vos informations dans le champ Ajouter un commentaire. Vous pouvez entrer plusieurs lignes de commentaires.

2. Appuyez sur la flèche pour envoyer.

3. Le nouveau commentaire sera ajouté à la section Commentaires, y compris les renseignements suivants:

   • Initiales de l’utilisateur qui a fait le commentaire

   • Le commentaire lui-même

   • Date et heure aux laquelle le commentaire a été fait

Items Associés

• TÉLÉVERSER DES PHOTOS: Photos qui peuvent être pertinentes pour le Flux de Travail.
• LIER LES DOCUMENTS DU PROJET: N'importe quel documents que vous avez téléchargés dans le projet qui peuvent être pertinents pour le Flux de Travail.

PHOTOS

1. Appuyez sur TÉLÉVERSER DES PHOTOS.
2. Sélectionnez l’une des sélections suivantes:
   • Prendre une photo: Prenez une photo avec l’appareil photo de votre iPad. Si vous prenez une photo en appuyant sur l’icône du crayon, vous pouvez ajouter des annotations à l’aide des outils de la barre d’outils et entrer des NOTES relatives à la photo. Si vous le prenez en appuyant sur le cercle, vous ne pourrez pas ajouter d'annotations par la suite.
   • Bibliothèque de photos: Naviguez dans vos albums photo pour trouver la ou les photos que vous souhaitez et appuyez sur Terminé.
   • Choisir les fichiers: Naviguez dans vos albums de fichiers pour trouver la ou les photos que vous souhaitez et appuyez sur Ouvrir.
3. Appuyez sur les trois points pour:
   • Modifier: Modifiez le NOM de la photo et ajoutez des NOTES. Vous pouvez également partager la photo en appuyant sur l’icône de partage.
   • Télécharger: Enregistrez l’image ou partagez-la.
   • Supprimer: Supprimez la photo de l’élément de Flux de Travail actuel.

DOCUMENTS

1. Appuyez sur LIER DES DOCUMENTS DE PROJET.
2. Naviguez dans la structure du document pour trouver le document que vous voulez.
3. Appuyez sur le cercle bleu pour sélectionner la ou les photos.
4. Appuyez sur LIER.
5. Appuyez sur les trois points pour:
   • Modifier: Permet uniquement l’édition de NOTES. Vous pouvez également partager la photo en appuyant sur l’icône de partage.
   • Partager la feuille complète: Enregistrez le document ou partagez-le.

     

   • Ouvrir un document lié: Ouvre le document dans Documents à partir du menu de navigation de gauche.
   • Retirer: Retire le document de l’élément de Flux de Travail.

Boutons d’action

• Menu à trois points:
  
  • Partager: Enregistrez le Flux de Travail ou partagez-le.
  • Générer un rapport PDF: Permet d’exporter un rapport PDF de l’élément de flux de travail qui sera envoyé à votre courriel.
  • Réduire tous: Permet de réduire toutes les sections de Flux de Travail qui peuvent ensuite être étendus individuellement en cliquant sur la flèche déroulante.
    
  • Étendre tous: Permet de développer toutes les sections du Flux de Travail après les avoir réduites.
• ACCÉDER À: Passer à une section spécifique du Flux de Travail. Appuyez sur une section spécifique pour y accéder.

Historique des Éléments de Flux de Travail

L'historique du flux de travail vous permet de visualiser toutes les mises à jour et modifications apportées à un élément du flux de travail depuis sa création.

Une fois que vous avez tapé sur un élément de flux de travail dans la liste, tapez sur l'onglet Historique à côté des détails de l'élément de flux de travail.

Veuillez vous référer à l'Historique des Éléments de Flux de Travail dans l'article sur les flux de travail dans le Portail Web, car les fonctionnalités et l'interface sont relativement similaires. 

Filtrer l'Historique des Éléments de Flux de Travail

Lorsque vous avez une longue liste d'entrées dans l'historique, il peut être difficile de trouver l'information que vous recherchez. SmartUse a rendu possible de filtrer l'historique par "actions effectuées sur" afin que vous puissiez trouver rapidement ce dont vous avez besoin.

Filtres de l'Historique

• Changé par
  NOTE

  Le nombre d'utilisateurs sélectionné apparaîtra sur l'icône de filtre.
• Titre
• Numéro
• Numéro de référence
• Soulevé par
• Responsable(s)
• Date d'échéance
• Statut
• Description
• Plus d'informations
• Résolution
• Commentaires
• Photos
• Documents de Projet
• Configuration du flux de travail

1. Appuyez sur l'icône de filtre.
2. Basculez les éléments de l'historique du filtre que vous souhaitez appliquer.
3. La liste de l'historique se mettra automatiquement à jour au fur et à mesure que vous appliquez des filtres.
4. Appuyez sur Tout effacer tout pour supprimer tous les filtres et faire apparaître la liste complète.
5. Appuyez sur Fermer pour revenir à la liste Historique.

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