Flux de Travail dans le Portail Web

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Bon à savoir

• La fonctionnalité des Flux de Travail n’est disponible qu’avec l'Option SmartUse Pro. Pour plus d’informations, visitez notre page de tarification.
• Les Flux de Travail sont tout type de processus ou de document que l’équipe de terrain doit gérer ou suivre. Reportez-vous à la section Types de Flux de Travail pour plus d’informations.
• Les Flux de Travail peuvent être utilisés pour initier, suivre et résoudre les éléments standard de l’entreprise afin que:
  • Les travaux soient terminés
  • Vous avez un enregistrement de projet détaillé
  • L’information est en un seul endroit afin que vous puissiez vous y référer à l’avenir

Voir les instructions ci-dessous:

Activer les Flux de Travail

Types de Flux de Travail

• Exemples d’Utilisations pour les Flux de Travail
• Flux de Travail par Défaut
  • Statuts de Flux de Travail par Défaut
• Flux de Travail Personnalisés
  • Statuts de Flux de Travail Personnalisés

Ajouter un Flux de Travail

• Modifier un Flux de Travail
• Supprimer un Flux de Travail

Créer un Élément de Flux de Travail

• Sections des Flux de Travail
  • Général
  • Description
  • Commentaires
  • Item Associés
• Boutons d’Actions

Page de la Liste des Flux de Travail

• Générer un XLS
• + Créer
• Filtrer et Recherche
• Cacher et Afficher des Colonnes
• Colonnes de la liste de Flux de Travail

Courriels des Flux de Travail

Activer les Flux de Travail

Les clients qui ont déjà l'Option SmartUse Pro obtiendront automatiquement les Flux de Travail. Si vous n’êtes pas encore un client Pro, contactez notre équipe de Succès au Client pour demander de commencer dès aujourd’hui.

1. Pour activer les Flux de Travail sur un projet, dans INFO ORGANISATION > Projets, cliquez sur les trois points à côté d’un projet.
   NOTE

   Si vous avez l'Option Pro, lors de la création d’un nouveau projet (+Créer un nouveau projet), les Flux de Travail s eront automatiquement activés.
2. Lorsque vous cliquez sur les trois points, cliquez sur Modifier le projet.
3. Allez dans l’onglet FONCTIONS.
4. Basculez le bouton Flux de Travail.
5. Cliquez sur SAUVEGARDER.

Types de Flux de Travail

Les Flux de Travail n'ont pas de restrictions lorsqu’il s’agit de passer d’un état à l’autre. Les Flux de Travail peuvent occuper n’importe quel statut dans n’importe quel ordre et peuvent revenir à des statuts précédents si nécessaire.

Cependant, les statuts Ébauche et Ouvert ont une apparence plus modifiable car Fermé et Nul ont une apparence plus fermée tout en étant entièrement modifiables.

Flux de Travail par Défaut

Les Flux de Travail par défaut sont des Flux de Travail qui sont déjà intégrés à SmartUse et qui ont un ensemble de statuts spéciaux prédéfinis.

Les Flux de Travail par défaut sont les suivants:

• Demande de renseignements (DDR)
  
• Ordres de modification (AC)
• Ordres de modification potentiels (APK)
• Dessins d'atelier
• Soumissions
• Tâches

Statuts de Flux de Travail par Défaut

Les types de statut sont utilisés dans Smartuse pour catégoriser les statuts afin que les éléments agissent correctement et intuitivement dans le système.

• Ébauche: Éléments qui ont été entamés, mais qui nécessitent davantage d'informations avant d'être mis en œuvre.
• En Cours: Éléments en cours de traitement.
• Complété: Éléments qui sont terminés.
• Nul: Éléments qui ne sont plus nécessaires.

*Si un élément est déplacé vers un type de statut ouvert ou fermé plus d'une fois, les dates d'ouverture et de fermeture reflèteront la dernière date à laquelle il est passé dans ce type de statut.

Tous ces statuts ont la même fluidité que les Flux de Travail personnalisés, car ils peuvent tous passer d'un statut à l'autre dans n'importe quel ordre.

Exemples d’Utilisations pour les Flux de Travail

Flux de Travail Personnalisés

Quels processus ou documents votre équipe doit-elle gérer?

En plus des Flux de Travail SmartUse par défaut, vous pouvez ajouter autant de types de Flux de Travail que votre équipe en a besoin.

Statuts de Flux de Travail Personnalisés

Ajouter un Flux de Travail

1. Cliquez sur les trois points à côté du projet pour lequel vous souhaitez ajouter un Flux de Travail.
2. Cliquez sur Modifier le projet.
3. Sélectionnez l’onglet FLUX DE TRAVAIL.
4. Dans la section Nouveau Flux de Travail , renseignez les éléments suivants:
   • NOM DU FLUX DE TRAVAIL (SINGULIER): Nom du Flux de Travail comment il apparaîtra dans les courriels.
   • NOM DU FLUX DE TRAVAIL (PLURIEL): Nom du Flux de Travail dans la façon dont il apparaîtra dans le menu de navigation SmartUse et dans les courriels.
   • PRÉFIXE DE FLUX DE TRAVAIL: Le préfixe ajouté à la numérotation automatique du Flux de Travail dans SmartUse.
5. Pour ajouter d’autres Flux de Travail, cliquez sur +Ajouter un Flux de Travail et cela ajoutera une autre section de Flux de Travail à remplir.
6. Cliquez sur SAUVEGARDER.
7. Le nouveau Flux de Travail apparaîtra dans le menu de navigation de gauche.

Modification d’un Flux de Travail

1. Cliquez sur les trois points à côté du projet pour lequel vous souhaitez ajouter un Flux de Travail.
2. Cliquez sur Modifier le projet.
3. Sélectionnez l’onglet FLUX DE TRAVAIL.
4. Cliquez sur la flèche déroulante à côté du Flux de Travail que vous souhaitez modifier.
5. Appliquez les modifications requises.
6. Cliquez sur SAUVEGARDER.

Supprimer d’un Flux de Travail

Vous pouvez supprimer un Flux de Travail qui:

• N'a pas d'éléments qui lui sont associés
• Tous les éléments du flux de travail sont définis sur un statut de type Nul

1. Cliquez sur les trois points à côté du projet pour lequel vous souhaitez ajouter un Flux de Travail.
2. Cliquez sur Modifier le projet.
3. Sélectionnez l’onglet FLUX DE TRAVAIL.
4. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante à côté du Flux de Travail que vous souhaitez supprimer.
5. Cliquez sur Supprimer le Flux de Travail.
6. Cliquez sur OUI, pour confirmer que vous souhaitez supprimer définitivement le Flux de Travail.
7. Cliquez sur SAUVEGARDER.
8. Le Flux de Travail supprimé n’apparaîtra plus dans le menu de navigation de gauche.

Déterminer les Flux de Travail qui Apparaissent dans le Menu de Navigation de Gauche

Les flux de travail peuvent être désactivés pour ne pas apparaître dans le menu de navigation de gauche. Ils peuvent être réactivés à tout moment.

Créer un Élément de Flux de Travail

Après avoir ajouté un type de Flux de Travail dans le projet, le nouveau type de Flux de Travail apparaîtra dans le menu de navigation de gauche. À partir de là, un élément de Flux de Travail peut être créé dans cette catégorie.

1. Cliquez sur le type de Flux de Travail dans le menu de navigation de gauche pour lequel vous souhaitez créer un Flux de Travail.
2. Cliquez sur +Créer.
3. Cela vous amènera à la fenêtre d'Élément de Flux de Travail.
4. Le Flux de Travail aura un statut Ébauche lors de sa création et recevra un numéro automatique avec le préfixe et quatre zéros.
5. Remplissez les sections décrites ci-dessous.

Sections du Flux de Travail

Général

• TITRE: Donnez un titre descriptif à l’élément de Flux de Travail.
• NOMBRE: Le numéro de Flux de Travail est donné automatiquement et ne peut pas être modifié. Il changera automatiquement lors du passage au statut de Ouvert ou Fermé.
• SOULEVÉ PAR: Nom de l’utilisateur qui a soulevé le processus ou le problème en tant que Flux de Travail. Par défaut, il s'agit de l'utilisateur qui rempli l'élément, mais il est possible d'en définir un autre ou de choisir n'importe quel utilisateur du projet.  Notez que le Visionneur et le Souscripteur peuvent être définis comme la personne qui a relevé l'élément, bien qu'ils ne puissent pas voir l'élément.
• DATE D’ÉCHÉANCE: Cliquez sur le calendrier et sélectionnez la date à laquelle le processus ou le problème doit être résolu.
• NUMÉRO DE RÉFÉRENCE: Ajoutez tout système de numérotation qui peut être requis par votre organisation.
• RESPONSABLE(S): Sélectionnez le ou les utilisateurs auxquels affecter l’élément de Flux de Travail.
• STATUT: Statut actuel de l’élément de Flux de Travail. Notez que, pour passer à un type de statut Ouvert ou Fermé, l'élément doit avoir un Titre.

Description

• Description: Entrez une description complète de l’élément de Flux de Travail.
• Plus d’informations: Ajoutez toute information pertinente relative au processus ou au problème soulevé dans le Flux de Travail.
• Résolution: Entrez des détails sur la façon dont le processus ou le problème a été résolu et tout autre détail relatif à la résolution. Ces champs sont flexibles et peuvent être utilisés pour différents contenus, en fonction des différents types de Flux de Travail. Par exemple, pour une demande d'information, la description doit inclure la question et la résolution doit inclure la réponse. Dans un exemple de CO, la description peut être utilisée pour l’étendu du travail, Plus d'informations peuvent être utilisées pour la tarification et la résolution peut être utilisée à des fins d'approbation.

Commentaires

• Commentaires: Commentaire sur le Flux de Travail. C'est à cet endroit-là qu'une discussion au sujet de l'élément peut avoir lieu.

1. Pour ajouter un nouveau commentaire sur le Flux de Travail lui-même, entrez nos informations dans le champ Ajouter un commentaire. Vous pouvez entrer plusieurs lignes de commentaires.
2. Cliquez sur la flèche pour envoyer.
3. Le nouveau commentaire sera ajouté à la section Commentaires, y compris les renseignements suivants:
   • Initiales de l’utilisateur qui a fait le commentaire
   • Le commentaire lui-même
   • Date et heure aux laquelle le commentaire a été fait

Items Associés

• Télécharger des photos: Photos pouvant être pertinentes pour le Flux de Travail.
• Lier les documents du projet: N'importe quel documents que vous avez téléchargés dans le projet qui peuvent être pertinents pour le Flux de Travail.

Photos

1. Cliquez sur Téléverser des photos.
2. Sélectionnez la façon dont vous souhaitez télécharger la ou les photos:
   • Déposez photo(s) ici: Faites glisser et déposez votre fichier photo dans la zone et cliquez sur Téléverser. Pour ajouter plusieurs photos, cliquez sur +Ajouter d'autres.
   • Photos locales: Naviguez pour trouver la photo que vous voulez et cliquez sur Télécharger.
   • Caméra: Prenez une photo avec l’appareil photo de votre ordinateur et cliquez sur Téléverser. Pour ajouter plusieurs photos, cliquez sur +Ajouter plus.
   • Lien direct: Collez l’URL de l’endroit où se trouve la photo, cliquez sur Import, puis sur Téléverser. Pour ajouter plusieurs photos, cliquez sur +Ajouter d'autres.
3. Cliquez sur Fermer.
4. Une vignette de la ou des photos apparaîtra dans la section Item associés.
5. Cliquez sur le menu à trois points pour:
   • Modifier: Ajoutez des Notes.
   • Retirer

Documents

1. Cliquez sur Lier des documents de projet.
2. Accédez au dossier dans lequel se trouve le ou les documents. Sélectionnez le dossier ou le(s) document(s).
3. Supprimez tout document que vous ne voulez pas en cliquant sur le X à côté du document dans la section fichiers sélectionnés.
4. Cliquez sur LIER.
5. Une vignette du document apparaîtra dans la section Item associés.
6. Cliquez sur le menu à trois points pour:
   • Modifier: Apportez des modifications aux détails du document. Seuls les NOTES peuvent être modifiés.
   • Télécharger: Télécharge le Document dans vous téléchargement internet.
   • Ouvrir le document lié: Permet d'accéder à la version actuelle du document dans l'onglet Documents, dans le visualiseur de documents.
   • Retirer: Permet de retirer le document du Flux de Travail.

Boutons d’Actions

• Accéder à: Passer à une section spécifique du Flux de Travail. Cliquez su bla flèche déroulante pour accéder aux sections de Flux de Travail..
• Générer rapport PDF: Permet de générer un rapport PDF du Flux de Travail qui peut être téléchargé en cliquant sur la flèche de téléchargement.
• Menu à trois points:
  • Copier le lien: Permet de copier le lien du Flux de Travail afin de le coller dans un autre onglet ou une autre fenêtre de navigation.
  • Tout réduire: Permet de réduire toutes les sections du Flux de Travail qui peuvent ensuite être développées individuellement en cliquant sur la flèche déroulante.
    
  • Tout développer: Permet de développer toutes les sections du Flux de Travail après les avoir réduit.

Page de Liste de Flux de Travail

Une fois qu’un élément de Flux de Travail est ajouté au type du Flux de Travail, il est ajouté à la liste des Flux de Travail.

Lorsque vous sélectionnez un type de Flux de Travail dans le menu de navigation gauche, vous atterrissez sur la page de Liste des Flux de Travail, qui vous donne un aperçu rapide du nombre d'éléments de Flux de Travail qui ont crées.Un double clic sur un élément ouvrira ce dernier.

En cliquant sur les trois points ou en cliquant avec le bouton droit sur l’un des éléments de Flux de Travail, vous pouvez:

• Ouvrir l’élément de Flux de Travail
• Copie du lien
• Générer un rapport PDF

Cliquer sur un élément du Flux de Travail, vous permet de l’ouvrir.

Générer un XLS

Permet de générer un rapport XLS de l’élément du Flux de Travail et de le télécharger en cliquant sur la flèche de téléchargement.

+ Créer

Permet de créer un élément de Flux de Travail. Consultez la section Créer un Élément de Flux de Travail  pour plus de détails.

Filtres et Recherche

1. Vous pouvez utiliser les filtres rapides en sélectionnant:
   • Assigné à moi: Éléments de Flux de Travail qui vous ont été assignés.
   • En retard: Les éléments de Flux de Travail qui sont déjà en retard.
   • Tous les Éléments:
     • Sauvegarder la Vue Actuelle: Enregistrez la vue actuelle, y compris:
       NOTE

       La vue enregistrée s’appliquera uniquement à l’utilisateur actuel sur l’élément de Flux de Travail actuel spécifique et dans le Portail Web.
       • Regroupement
       • Filtrer et rechercher
       • Colonnes affichées/cachées
       • Ordre des colonnes
       • Ordre de tri
       • Largeurs des colonnes
       • Colonnes épinglées
     • Tous les éléments: Tous les éléments de Flux de Travail
     • En retard: Seuls les éléments de Flux de Travail en retard.
     • Brouillons + Ouvert: Les éléments de Flux de Travail qui ont été créés et qui sont dans les statuts Ébauche ou Ouvert.
     • M’est Attribué: Elements qui vous sont attribués dans le Flux de Travail.
2. L’affichage Liste sera mis à jour automatiquement pour afficher uniquement ce que vous avez sélectionné.

Utilisez la barre de recherche pour rechercher des éléments de Flux de Travail par mots clés. Au fur et à mesure que vous tapez, les résultats de recherche les plus pertinents s’afficheront.

Cacher et Afficher des Colonnes

1. Cliquez sur l’icône de colonne dans le coin supérieur droit.
2. Sélectionnez ou désélectionnez la colonne que vous souhaitez afficher.
   NOTE: En utilisant l'icône en pointillés à gauche du nom de la colonne, vous pouvez glisser-déposer pour modifier l'ordre des colonnes.
3. La liste des éléments de Flux de Travail sera mise à jour automatiquement.

Colonnes de la Liste de Flux de Travail

• NUMÉRO: Numéro automatique qui a été donné à l’élément de Flux de Travail.
• RÉF #: Le cas échéant, il a été entré, le numéro de référence qui a été donné lors de la création de l’élément Flux de Travail.
• TITRE / DESCRIPTION: Titre et description entrés lors de la création de l’élément Flux de Travail.
• RESPONSABLE(S): Nom de l’utilisateur auquel l’élément de Flux de Travail est affecté.
• DATE D’OUVERTURE: La date à laquelle l'élément de Flux de Travail a été déplacé le plus récemment vers un type de statut Fermé.
• STATUT: Statut actuel de l’élément de Flux de Travail.
• DATE D’ÉCHÉANCE: Date de fermeture de l’élément Flux de Travail.
• DATE DE FERMETURE: Le cas échéant, date à laquelle les éléments de Flux de Travail ont été fermés.
• SOULEVÉ PAR: Nom de l’utilisateur qui a déclenché l’élément Flux de Travail.
• TITRE: Titre qui a été donné à l’élément de Flux de Travail lors de la création.
• DESCRIPTION: Description qui a été donnée à l’élément Flux de Travail lors de la création.
• PLUS D’INFORMATIONS: Ce qui a été entré dans le champ Plus d’informations.
• RÉSOLUTION: Informations sur la façon dont le problème a été résolu et qui ont été entrés dans le champ Résolution.
• CRÉÉ LE: Date à laquelle le type Flux de Travail a été créé.
• CRÉÉ PAR: Nom de l’utilisateur qui a créé le type Flux de Travail.

L'ordre des colonnes peut être modifié en les glissant et en les déposant au nouvel emplacement. De plus, si un titre de colonne est déplacé en dehors de la liste, il sera retiré de la vue.

Filtrage des Colonnes

Lorsque vous survolez un en-tête de colonne, un menu à trois points vertical apparaîtra. Cela permet de redimensionner et d’épingler des colonnes. La colonne STATUS permet également le regroupement par statuts.

En outre, lorsque vous survolez un en-tête de colonne, les colonnes suivantes permet d’appliquer des filtres:

• RESPONSABLE(S)
• DATE D’OUVERTURE
• STATUT
• DATE DE FERMETURE
• SOULEVÉ PAR
• CRÉÉ LE
• CRÉÉ PAR

Cochez la case du filtre que vous souhaitez appliquer.

Courriels des Flux de Travail

Prochaines Étapes

Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec les flux de Travail dans le portail Web, vous êtes prêt à explorer:

Flux de Travail dans l’application SmartUse

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